山西金九通商贸有限公司案例分享

一、 案例背景

山西金九通商贸有限公司，是山西本地商贸批发企业，主营日用消费品（母婴产品）批发分销，集采购、仓储、批发销售、渠道配送于一体，下游服务多家线下门店、零售客户，上游对接多家品牌供应商。企业之前使用的速达软件，当前使用好业财，主要完成总账财务核算；企业属于商贸分销行业，多品类、多渠道经营。业务和财务在之前的软件中存在部分手工表格辅助记账，业务与财务数据没有完全打通，随着渠道客户增多、订单规模扩大，管理矛盾逐步显现。

二、 企业主体业务流程及管理诉求

企业从品牌供应商采购商品，多仓库入库，根据渠道客户销售订单做销售发货、仓库调拨，同时涉及应收应付账款管理、资金以及财务核算。整体业务流程涵盖采购、入库、仓库调拨、销售、出库、收款付款、库存盘点、财务核算等环节。

管理诉求： 

1. 库存管理难题：商品品类繁多，多仓库分开管理，依靠手工表格登记库存，不同仓库账实容易出现差异。

2. 业财数据不同步：业务开单、发货和财务收款核对不及时，业务数据与财务账面数据不一致。

3. 盈利分析困难：商品种类多，不同渠道、不同商品的毛利核算靠手工统计，很难快速看清每类商品、每个客户的真实盈利情况。

三、 案例分析

1. 多仓库存进销存核算不准

现象：商品品类数量多，存在多个仓库；财务账面只记录金额总账，缺少分仓库、分商品的库存明细；账面库存数量和仓库实物盘点对不上；商品出库成本计算靠手工，成本单价异常，影响销售成本核算准确性。

根源：仓库业务与财务核算脱节；采购入库、销售出库、仓库调拨只在手工表格登记，系统缺少完整的业务单据；没有系统自动存货成本计算机制，成本依靠手工估算。

方案：

1）用好业财完整维护商品档案、多仓库档案；采购入库、销售出库、仓库调拨、其他出入库全部在系统录入业务单据，以业务单据作为财务记账来源，替代手工台账。

2）采购、销售实时做业务单据；采购匹配进货单，销售匹配销货单；系统自动计算出库成本；月末可做库存成本调整。

3）定期开展库存盘点，生成库存调整单据；通过库存明细账监控异常成本单价，及时重算修正；通过库存报表识别滞销积压商品，提醒业务处理库存。

价值：

1）实现多仓库下商品数量 + 金额双重管控，改变只看总账金额看不到明细库存的现状，提升库存账实匹配度。

2）系统自动核算出库成本，规避手工算成本带来的错误，销售成本数据真实准确。

3）可以快速识别滞销商品，减少资金被积压库存占用；为采购补货、库存调拨提供数据支撑。

2. 往来账款统计对账低效、赊销风险难控

现象：销售、采购业务台账与财务往来账分开维护；月末财务需要手工核对业务表格与财务凭证；客户账龄、应收应付到期情况依靠 Excel 手工统计，回款、付款计划缺少系统报表，手工核对工作量大；部分赊销客户回款情况无法实时掌握。

根源：销售采购业务信息没有完整流转财务；应收应付凭证部分手工录入，缺少业务单据作为来源；未充分使用往来单位辅助核算；往来核销依靠人工操作，缺少系统自动账龄分析。

方案：

1）应收、应付科目启用客户、供应商辅助核算；采购、销售业务单据自动生成往来凭证，减少手工录入凭证。

2）借助辅助核算余额表、往来明细账，快速查询每一家客户、供应商往来余额；利用账龄分析报表，统计逾期应收款项，支撑业务跟进回款。

3）规范往来核销流程，收款付款单和应收应付单据进行核销，做到业务、财务往来余额一致，降低月末人工对账工作量。

价值：

1）借助辅助核算，客户、供应商每一笔往来业务记录清晰可查。

2）往来单位余额实时查看，月末往来对账工作量大幅缩减，降低对账出错概率。

3）应收账龄可视化，便于跟进逾期回款，改善企业现金流，降低赊销坏账风险。

3. 业财割裂，经营决策数据滞后

现象：采购、销售、出入库业务与财务存在割裂，部分业务信息需要财务二次手工录入总账；业务单据、凭证互相查找溯源困难；月末财务花费大量时间整理核对数据，结账周期长；商品毛利、渠道盈利数据依靠手工汇总表格，管理层拿到经营结果滞后。

根源：业务财务两套数据，缺少一体化凭证流转；大量凭证手工填制，重复工作多；缺少商品、客户、渠道多维度经营分析报表。

方案：

1）用好业财的智能生成凭证功能，配置凭证模板；业务单据自动生成财务凭证，减少手工填制凭证。

2）规范业务链路：业务单据自动生成凭证，实现业务财务数据同源，单据、凭证支持联查溯源。

3）开启单据的审核功能，单据金额审核通过再生成凭证。

4）利用好业财自带财务报表、经营分析报表，结合客户、商品、渠道辅助核算，直接输出多维度经营数据，替代手工 Excel 汇总。

价值：

1）减少财务重复录单工作，缩短月末结账周期，财务人员从重复核算转向经营数据分析。

2）业务财务数据同源，单据发票凭证互相联查，便于内部核查，保障财税合规。

3）审核环节对单据信息（商品、数量、仓库、客户、价格）做复核，提前发现录单错误，避免错误单据生效后，造成库存错乱、往来错误。

4）管理层可以快速获取商品、客户、渠道维度的盈利数据，辅助经营决策。

整体总结

山西金九通商贸有限公司属于商贸分销企业，具备多商品、多仓库、多渠道批发销售的业务模式。通过完整启用好业财进销存、多仓库存核算、往来辅助核算、智能凭证、经营分析报表能力，打通库存往来业务财务凭证完整链路，解决库存账实不符、往来对账繁琐、商品渠道利润看不清、月末结账效率低等管理痛点，充分释放好业财软件价值。