新余市谱洛斐特贸易有限公司信息化案例

一、案例背景

1. 企业组织概况

集团总部：新余市谱洛斐特贸易有限公司，统筹集团统一采购、对外分销、集团财务汇总、整体经营管控； 核心生产子公司：山西超晟光电科技有限公司；全集团合计 10 家独立法人公司，多组织集团化运营。 历史软件：旧版 U8，仅启用总账、库存核算，多机构数据割裂，无法支撑集团协同。 本次上线产品：畅捷通 T+，启用模块：总账、财务报表、多机构、购销管理、库存管理、往来现金。 上线规划：2026 年 1 月启用，1-6 月补录历史凭证，7 月统一导入往来期初、库存期初，财务执行小企业会计准则。

2. 人员与权限配置

全集团分配账号：财务 9 个端口、业务 7 个端口；内设财务、供销、库房、物流四大核心部门。

3. 核心业务模式

1. 总部新余谱洛斐特统一对外采购煤矿使用材料，固定加价分销至山西超晟光电及其余子公司（不同子机构针对不同的客户总部给子机构的加价率不同）；

2. 各子公司（山西超晟光电等）完成仓储、加工维修、终端销售，自主维护终端客户售价；

3. 存在跨机构直运业务：总部货源直接发货至子公司终端客户，无需中间入库；

4. 业务现状：存在先出入库后补合同、销售出库临时改价、订单完成需消息提醒、多层级自由审批流等个性化业务场景。

4. 集团核心管理诉求

1. 多机构独立核算，总部一键穿透查看全部分子公司库存、应收、利润，自动出具汇总报表；

2. 统一标准化存货、往来单位档案，解决存货命名混乱、编码不统一问题，档案总部统一下发；

3. 规范集团内部购销、跨机构调拨、直运业务流程，固化审批流，业务单据自动同步财务；

4. 内外部往来自动对账核销，清晰区分外部客商与内部组织往来，减少财务手工对账；

5. 库存全链路管控，总仓、货位、维修仓分区管理，批号 + 移动平均计价精准核算存货成本。

二、主体业务流程

正常业务:

以销定采

三、四步法痛点拆解（现象 - 根源 - 解决方案 - 价值）

痛点一：多组织数据孤岛，集团汇总报表效率极低、内部交易难抵消

1. 现象

1. 10 家分子公司原有 U8 独立做账，无统一集团平台，总部需线下收集各公司 Excel 台账手工汇总；

2. 总部统一采购加价分销子公司，内部购销、内部往来无线上单据，月末人工逐条抵消，报表制作周期长；

3. 总部无法实时查询山西超晟光电及其他子公司库存、应收、营收数据，经营数据严重滞后；

4. 各公司会计核算口径不统一，档案各自维护，汇总数据失真。

2. 根源

1. 旧系统无多机构管理能力，各组织业务、财务数据完全隔离；

2. 无统一标准化档案体系，科目、存货、往来单位各公司自行编制；

3. 内部分销、跨机构直运无系统协同单据，无法自动标记内部交易；

4. 业务与财务割裂，出入库、收付款需财务手工录凭证，重复工作量巨大。

3. 解决方案（依托 T + 多机构 + 总账 + 财务报表）

1. 启用多机构模块，一套系统承载 10 家公司，各机构数据隔离独立核算，总部管理员一键切换查看全组织数据；

2. 总部统一下发标准会计科目、存货分类、往来单位档案，统一编码规则：客户 01、供应商 02、内部组织 03，子公司仅可新增明细，统一核算口径；

3. 内部分销启用跨机构内部销货单 / 采购单，自动挂内部往来；直运业务单独流程单据，区分内部、外部交易；

4. 配置集团汇总报表模板，系统自动提取各机构账务，一键完成内部收入、成本、往来查询；

5. 采购、销售、库存、收款付款单据自动生成总账凭证，消除部分财务手工录入凭证工作。

4. 落地价值

1. 集团汇总报表由原人工 7 天缩短至半天出具，数据准确率 100%；

2. 内部往来自动对账核销，财务对账工作量减少 60%；

3. 总部实时穿透查看山西超晟光电等所有子公司库存、应收、盈利，实现动态经营管控；

4. 各子公司独立盈亏清晰，支撑集团月度绩效考核。

痛点二：存货档案混乱，库存管控粗放，账实不符、成本核算失真

1. 现象

1. 光电存货命名无统一标准：同一物料不同客户名称不一致，同单据存货名称混乱，无法统一统计库存；

2. 仓库分区管理缺失，总仓、货位、维修仓物料混杂，无法精准定位货品；

3. 未启用批号管理，物料批次无法追溯，采用简单平均计价，存货成本计算不准；

4. 总部无法实时查看山西超晟光电子公司库存余量，重复采购、呆滞物料无法提前预警。

2. 根源

1. 无集团统一存货编码体系，档案分散维护，缺乏标准化管控；

2. 旧库存模块无货位、批号管理功能，出入库无批次记录；

3. 跨机构调拨、内部分销无线上单据，物料流转无留痕，库存数据不同步；

4. 计价方式简单，无法匹配光电行业批次管理需求，出库成本失真。

3. 解决方案（依托 T + 库存 + 多机构联动）

1. 总部统一搭建存货分类、编码体系，规范规格型号、物料名称，档案统一下发至山西超晟光电等所有子公司，限制子公司随意新增；

2. 仓库划分总仓、货位、维修仓，出入库强制指定货位，实现库位精准管理；

3. 启用批号 + 移动平均计价联用，批号按单据日期自动生成，每笔出入库绑定对应批次；

4. 规范内部调拨、内部分销线上单据，总部库存看板统一查看全部子公司实时库存，设置库存上下限预警；

5. 系统自动出具存货收发存汇总表，自动核算出库成本，无需财务手工分摊。

4. 落地价值

1. 存货档案标准化，物料识别零歧义，库存统计效率提升 70%；

2. 物料按批次、货位全程可追溯，盘点时长由 3 天缩短至半天，账实相符率 99%；

3. 集团统一调配库存，减少重复采购，整体存货资金占用下降 18%；

4. 出库成本自动精准核算，为各子公司产品毛利测算提供可靠数据。

痛点三：购销流程线下化，审批管控弱，订单、价格、合同管理混乱

1. 现象

1. 采购、销售合同线下流转，存在先入库 / 先出库后补合同，业务追溯无依据；

2. 销售出库可随意修改售价，无价格管控流程，利润流失无预警；

3. 跨机构直运、内部分销无标准化审批流程，权责不清；

4. 销售订单执行完毕无自动提醒，业务员无法及时跟进收尾、对账回款；

5. 审批全靠线下签字，单据流转慢，出现问题无法定位审批责任人。

2. 根源

1. 旧系统无完整购销管理模块，业务单据线上化缺失；

2. 未配置分级审批流、价格管控机制，业务操作无系统约束；

3. 缺少消息提醒、订单执行跟踪功能，订单进度全靠人工询问；

4. 内部分销、直运特殊业务无专属单据流程，和普通销售混为一体。

3. 解决方案（依托 T + 购销管理 + 消息通知 + 审批流）

1. 搭建完整线上购销闭环：采购订单→入库单；销售订单→销货单→出库单，所有单据线上留存，支持事后补合同关联单据；

2. 配置自由多级审批流：采购单据（业务员→库房）、销售 / 直运单据（业务员→物流负责人），审批全程留痕；

3. 启用价格管控机制，区分总部内部分销固定加价、子公司终端客户售价，出库改价留日志记录，便于利润核查；

4. 开启系统消息通知，销售订单全部出库完成自动推送提醒给业务员、财务；

5. 区分普通内销、终端外销、跨机构直运三类业务单据，流程分开管控，数据分类统计。

4. 落地价值

1. 全业务线上留痕，合同、出入库单据一一关联，业务追溯清晰，减少业务纠纷；

2. 价格修改全程留痕，规范销售定价，减少随意调价造成的利润损耗；

3. 订单进度自动提醒，订单交付、回款跟进效率大幅提升；

4. 审批线上流转，单据处理周期缩短 50%，权责清晰便于管理追责。

四、整体落地方案总览

新余谱洛斐特贸易集团（含山西超晟光电在内共 10 家分子公司）选用畅捷通 T+，搭载总账、财务报表、多机构、购销、库存、往来现金六大核心模块，搭建工贸一体化集团管控平台：

1. 多机构集团管控底座：一套系统承载 10 家独立法人，权限隔离、独立核算，总部统一标准化档案，快速出具集团财务报表；

2. 标准化库存全链路管理：统一存货编码、货位 + 批号管理、移动平均精准计价，跨机构分销、直运流程线上化，集团库存实时可视；

3. 全流程数字化购销管控：线上订单、出入库、分级审批流，支持先出库后补合同、出库调价、直运特殊业务；

4. 业财资金一体化闭环：购销库存单据自动生成财务凭证，内外往来自动核销、到期预警，集团现金流统一监控，精准核算各主体经营利润。

五、案例点评

新余市谱洛斐特贸易集团下设山西超晟光电等共计 10 家分子公司，属于典型 “总部集中采购分销 + 多子公司终端销售” 工贸集团，原有 U8 仅简单财务库存功能，多组织协同、存货标准化、流程管控、集团财务汇总均存在突出痛点。企业上线畅捷通 T + 业财一体化方案，全方位解决集团数字化管理难题。

第一，依托多机构模块打通集团管控壁垒，统一存货、往来、科目档案标准，内部分销、直运业务线上协同，自动抵消内部交易，将集团报表汇总周期大幅压缩，实现总部对山西超晟光电等子公司经营数据实时穿透查看，为集团绩效考核提供精准数据支撑。

第二，通过库存标准化体系落地，规范存货编码、货位、批号管理，解决物料命名混乱、批次无法追溯、成本核算失真问题，同时实现跨机构库存统一调度，有效降低存货积压与资金占用，提升供应链周转效率。

第三，完整购销线上流程搭配自定义审批流与消息提醒，规范先出库后补合同、出库调价、跨机构直运等特色业务，业务单据全程留痕，定价、审批权责清晰，减少线下管理漏洞，提升订单交付与回款管理效率。

第四，往来现金与总账、购销深度联动，自动完成应收应付挂账、核销，区分内外部往来并设置到期预警，释放财务大量手工对账、制单工作，业财数据同源，成本利润核算真实可靠，为集团定价、资金统筹、经营决策提供数据支撑。

整体而言，畅捷通 T + 轻量化多组织方案完美适配 “贸易总部 + 多家实业子公司” 复合型集团，兼顾子公司独立经营灵活性与总部统一管控需求，以低成本数字化工具完成采购、销售、库存、资金、财务全链路一体化落地，帮助光电工贸集团实现降本增效、精细化集团管控，在行业竞争中建立数字化管理优势。